会社員だと目の前の仕事に追われて本当にやりたいことに時間が割けない。難しいこと・苦手なことを後回しにしてしまい、業務が締め切りギリギリ、付加価値を出すレベルに至らない・・・。
チームや組織がそんな状況に陥いることはよく聞く話ですね。これを改善するための一つの手法として、業務上での「やらないことリスト」を作成してみてはいかがでしょう？
私は「やらないこと」を自分の中で明確にすることで、メリハリや時間確保に繋がり、家族と過ごす時間や趣味、やりたいことが出来るようになりました。
そこで本記事では、業務上での「やらないことリスト」作成のメリット、効果、具体例を紹介します。
「やらないことリスト」とは何か？
「やらないことリスト」とは、その名の通り業務上で「やらないこと」を決めたリストです。たとえば
①無駄な会議に出ない（10人以上集まり発言の機会が無い、後で録画が見れてライブで出る必要が無い、会議の目的が不明確等）
②締め切りギリギリに報告・資料を提出しない
③メールを２４時間以上放置しない
④回覧資料を２日以上手元に置かない
⑤電話に出ない（自身の仕事に集中する時間帯はあえて電話に出ない、定時後の緊急以外の電話には出ない）
のようなことです。
なぜ「やらないことリスト」を作成するのか？
では、なぜ「やらないことリスト」を作成するのか？
1．これ以上の時間捻出は困難だから
業務効率化には既に取り組んており、これ以上は厳しい。そもそも、やることが多い中で業務効率化を検討しようとしても、これ以上の削減による時間捻出が厳しい。
残業して頑張る、力技で量をこなす、という方法もありますが、一時期は良いかもしれませんが、それは根本的な解決策ではありません。
場合によっては心の健康にも影響が出るかもしれませんし、本来のパフォーマンスも発揮出来なくなります。
ならば、考え方をガラリと変え、今ある限られた時間のなかで、本当に必要なこと、必ず実施すべき優先順位が高いことに注力するのが良いのです。
優先順位が低いことは、この際割り切って、60％くらいの力の入れようで素早く片付け、本当にやるべきことに時間を使い、付加価値を生み出すのが良いでしょう。
2．本当に注力すべきことに時間を割けるようになるから
やらないことを明確にすると、これはやらないようにきめているのでこうしよう、早くやろう、溜めないようにしよう、と、処理と判断のスピードが早まり、結果的に時間が確保出来るようになります。
簡単なことからはじめよう
では具体的に「やらないことリスト」の中身を見ていきます。私の場合は以下を心がけています。
① 議事録やレポートメモを２日以上溜めない
会議後の議事録やレポートは終わった直後に書き上げてしまうようにして、記憶が旬なうちに終わらせます。録音があるので後でやろうとすると、記憶が薄れて質も落ちるため、可能な限り２日以内に展開するのをルール付しています。勿論、トラブルや他の優先度の高い業務がある場合は例外もありますが、出来るだけ早めに処理するのが時間の確保に繋がると感じます。
② その場で対応出来るメールは後にしない
問い合わせや依頼事項、参考転送等、毎日数100件のメールを処理する必要があるので、その場で対応出来る内容のメールは、その場で処理（回答、依頼）するようします。出来るだけボールを持たないようにするのが良いですね。時間がかかる内容のものは、何時までに回答、作成するかを記載して反応し、相手に余計な不安（ちゃんとメールを見ているか）を抱かせないようにするのも良いです。
③ 他人の課題に過度に干渉しない
アドラー的な内容で、他人の課題と自分の課題をごっちゃにしないようにしています。その場の自分の感情で反応しない方が良いということです。
④ 回覧物を２日以上溜め込まない
これも決めの問題です。自分のところで業務が滞るのを避けるため、上に流す書類を止めないようにします。
⑤ 資料を探さない
すなわち、身辺とデスクトップ、フォルダ内を含め、整理整頓をきっちりおこない、必要なもの、書類、データを直ぐに出せる、アクセス出来るようにすることです。
⑥ 無駄な飲み会に出ない（2次会には行かない）
興味のない話をずっと聞かされる、愚痴ばかりで生産性の無い、悪口を言う・・・自分にとって有益ではない飲み会には、出来るだけ行かないようにして自分の時間を確保するのも一つの手ですね。飲み会が好きな人は、好きな人との飲み会・会食、自分に有益なものだけに集中しましょう。
自分流「やらないことリスト」のつくりかた
作り方は簡単
- 思いつくままにノートに書きだす
- 実現できそうな簡単なもの、心掛けておきたいものをリスト化
- 実践し、何か不都合があれば修正を加えてブラッシュアップ
深く考えずに、まずはやってみる、行動するのがポイントです。
まとめ
「やらないこと」リストは、業務やプライベートにおいて、時間捻出に効果を発揮します。「To Doリスト」を作られる方は多いですが、「●●はやらない」とあらかじめ決めておくことで、自分にとって有益ではないもの、言い換えれば無駄なことに使う時間を減らすことができます。
一方、自分勝手に「あれはやらない」「これはやらない」と我を通しすぎるのは、やはり良くないでしょう。しかし嫌なことを我慢しすぎるのもよくないです。常識的な範囲でという前提で、「やらないこと」リストをうまく活用していきましょう。
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